Organizzare i progetti

Può capitare anche, insomma, di avere tanto lavoro. Sinceramente ve lo auguro, ma come vi organizzate in questo caso, con i clienti che chiedono aggiornamenti, modifiche, problemi vari e quant’altro? Vorrei sentire la vostra opinione, adesso vi dico la mia.

Diciamo innanzitutto che prendere appunti, e segnare le cose dei clienti è comunque essenziale. Altrimenti poi ci dimentichiamo le cose e poi i clienti si arrabbiano (leggasi si evitano figuracce).

Diamo anche per scontato che avete una categorizzazione dei vari progetti dei clienti in cartelle divise per anno, nome, numero o quello che vi pare[[Fino all’anno scorso usavo un sistema basato sulla data tipo anno/numeroprogetto, ma mi sono accorto che questo sistema non è il top quando si vuole cercare qualcosa in fretta. Adesso divido per anno/ e poi per cliente]].

Per quello che mi riguarda per gestire il lavoro esistono due strade, da usare entrambe:

• Strada software
• Strada hardware

Ovviamente i progetti vanno organizzati e priorizzati secondo la loro complessità, il loro budget, la data di scadenza ecc.. Ma questa è materia di un altro articolo già.

 

Software

Per fortuna esistono molti software che aiutano a gestire i vari lavori, sia, web, desktop e mobile, ve ne cito qualcuno tra i più conosciuti e usati:

• Things: a prima vista un banale post-it virtuale, è in realtà uno strumento molto più completo pieno di funzioni interessanti come quella che permette di ripetere una cosa nei giorni che ci interessano. Che so, mettete che tutti i Lunedì dovete chiamare un fornitore, eccolo che torna utile. Ormai lo uso pure per le cose mie personali e non solo di lavoro. Anche per iPhone, sincronizzato con la versione desktop.
• Basecamp: servizio online (è un’applicazione web) di collaboration manager.  Probabilmente il più utile delle cose elencate in questa lista, vi permette di ricevere feedback in maniera immediata dai vostri clienti e colleghi su un progetto a cui state lavorando (e molto altro ancora). Feedback che non spariscono ovviamente ma rimangono li a vostra consultazione a tempo indefinito (finché pagate).
• 1Password: da qualche parte è il caso di metterle tutte le password dei vari pannelli server, login dei cms, email, password ftp, ecc.. che i vostri clienti vi hanno dato. Anche per iPhone, 1Password ve li immagazzina a tempo indefinito, evitando di perderli e risparmiandovi poi di doverli andare a richiedere di nuovo al cliente, col rischio molto concreto che lui non li ha più.

Però c’è un problema. Entrambi i programmi che ho segnalato (Things e 1Password) sono entrambi per Mac, esclusivamente. Se conoscete qualche programma analogo per Windows (e anche altri per Mac) sarò ben lieto di aggiornare l’articolo dopo vostra segnalazione.

Hardware

Metodi classici, carta e pennarello:

• Lavagna magnetica
• Post-it

Ovvero annotare ovunque capita e appicciare post-it su ogni muro libero scrivendo le cose da fare. Sistema estremamente economico, buono sul breve periodo, pessimo sul lungo. Tendono a perdersi e confondersi con molta facilità. 
Per questo consiglio sempre e comunque di affidarsi ai software, sono molto più affidabili e i dati si perdono solo quando bruciamo il computer, ma a quel punto i bisogni dei clienti possono aspettare un attimo.

]]>