Impresa 4.0: i benefici dell’ERP nel controllo di gestione e nella contabilità analitica

Il piano Impresa 4.0, il cui ambizioso obiettivo è quello di accompagnare le aziende italiane nella transizione verso la quarta rivoluzione industriale, è stato rinnovato nella legge di Bilancio per il 2020.

Finora, molte sono le aziende che hanno potuto beneficiare degli incentivi offerti sotto forma di credito d’imposta per innovare e rinnovare la propria organizzazione interna.

Uno degli aspetti più significativi della trasformazione digitale tutt’ora in corso, come impatto sulle aziende e sui metodi di lavoro, è la sempre più pressante necessità di elaborazione dei dati a disposizione; diventa sempre più centrale per le imprese quindi dotarsi di strumenti atti a migliorare il controllo sulla gestione delle varie aree di responsabilità.

Il Controllo di Gestione è un meccanismo chiave nella vita di un’impresa: il suo obiettivo è quello di verificare l’avanzamento degli obiettivi in relazione ai risultati raggiunti, permettendo quindi l’attuazione delle operazioni correttive necessarie.

Per le aziende, ciò si traduce nella necessità di dotarsi di strumenti all’avanguardia: concretamente, i sistemi di gestione più recenti operano raccogliendo informazioni (i big data), che verrano aggregate ed elaborate per fornire molteplici indicazioni, provenienti da ogni area aziendale, essenziali per la gestione aziendale.

Questo processo, adeguatamente sviluppato e applicato in azienda, condivide i principi fondanti di Industria 4.0 (ora Impresa 4.0) semplificando il monitoraggio e la gestione di tutto l’apparato aziendale.

Come abbiamo detto, la relazione tra l’Industria 4.0 ed i sistemi del Controllo di Gestione si sviluppa su due fronti: il primo, riguarda la tecnologia necessaria per generare i dati riguardanti i processi mentre il secondo riguarda l’infrastruttura informativa necessaria all’elaborazione delle informazioni raccolte.

E’ bene sottolineare l’interdipendenza di questi due processi: l’analisi di big data comporta un beneficio nel decision making aziendale solo quando il modello organizzativo adottato attribuisce alle informazioni la corretta rilevanza economica e temporale.

Solo allora questi elementi consentiranno al management di acquisire competenze gestionali volte a migliorare marginalità e redditività dei prodotti e servizi offerti, attraverso ottimizzazione dei costi e riduzione degli sprechi.

La contabilità analitica e gli ERP

Una suite ERP permette di tenere sotto controllo le scadenze dei pagamenti, le spese e i costi correlati ai dipendenti e alle risorse umane, gestire i cespiti e gli ammortamenti di beni, calcolare provvigioni e altro ancora.

Le dimensioni di un’organizzazione hanno ovvie ricadute sulle necessità di contabilità da affrontare: le aziende di dimensioni più modeste solitamente non dispongono di un controller, facendolo spesso coincidere con il responsabile amministrativo.
Stesso discorso vale per la dotazione software: in assenza di capitali da investire in gestionali, la contabilità analitica viene effettuata tramite software contabili e fogli di calcolo. E’ bene considerare però che anche in questi contesti la disponibilità di informazioni e la loro elaborazione costituiscono un vantaggio competitivo non indifferente.

L’impiego di un software ERP (Enterprise Resource Planning) può semplificare enormemente la gestione contabile delle aziende, snellendo e automatizzando le procedure amministrative ordinarie e quelle predittive, più orientate a migliorare il rendimento aziendale.
Come può un software ERP fare tutto questo?

La gestione contabile aziendale è costituita principalmente da due tipologie di attività, fondamentali e imprescindibili l’una dall’altra:
l’ operatività, ovvero il normale susseguirsi delle routine quotidiane volte a garantire il corretto andamento del business; questo aspetto trova riscontro nella gestione delle operazioni tipiche nella partita doppia.
La presa di decisioni strategiche, che invece analizzano ed interpretano i dati a disposizione per migliorare il decision making aziendale e incrementare il vantaggio competitivo dell’azienda.

Tutte le aziende, dal settore manifatturiero al terziario, necessitano di un’approccio analitico alla contabilità dei costi: i gestionali ERP rimangono ancora la risposta ideale a queste esigenze. Vediamo insieme perchè.

I vantaggi per le attività strategiche e di Business Intelligence

Nelle realtà professionali di ogni dimensione, capitano momenti in cui ci si ritrova a dover effettuare scelte critiche per la continuità del business: queste scelte sono determinanti per guidare i profitti e la futura crescita dell’azienda.
Uno dei fattori critici per la presa di queste decisioni è la disponibilità di informazioni finanziarie, meglio se in tempo reale: solo disponendo di una chiara fotografia dei flussi dell’impresa sarà possibile infatti prendere decisioni davvero basate sui dati.

Le suite ERP offrono interessanti funzionalità di Business Intelligence, mettendo a disposizione strumenti di estrazione dei dati molto potenti: questi dati vengono poi visualizzati attraverso dashboard intuitive e report dettagliati.
Un’altro vantaggio molto interessante fornito da questi software è la possibilità di monitorare costantemente i KPI più utili alla gestione contabile, permettendo una chiara visualizzazione e una pronta reazione ad eventuali difformità rilevate, tutto in una comoda piattaforma.
E’ possibile programmare notifiche automatiche al verificarsi di situazioni particolari, come il raggiungimento di soglie di budget o la mancata espletazione di specifici ordini di acquisto.
Tutto ciò permette alle direzioni aziendali contemporanee un controllo di gestione efficiente, semplice e all’avanguardia.

Semplificazione dei processi amministrativi e delle attività ordinarie della gestione contabile

I gestionali ERP possono semplificare significativamente i processi contabili di routine delle aziende: grazie alle potenzialità del software e un grado coerente di integrazione dei processi, ogni evento gestionale si traduce autonomamente in una scrittura contabile.
Non è più necessario assicurare la correttezza dei dati inseriti manualmente dagli operatori: ERP infatti verifica che i dati provenienti da ogni flusso e centro di responsabilità siano corretti.

Aggregando i flussi e le relative scritture in un unica piattaforma, ERP permette un controllo di gestione semplificato ed intuitivo: ogni documento registrato si traducerà nei rispettivi fatti contabili, automaticamente ripartiti tra Conto Economico e Stato Patrimoniale.
I benefici dell’integrazione nell’organizzazione aziendale di una suite ERP però non riguardano solo i cicli attivo e passivo: permette ad esempio di tenere sotto controllo le scadenze dei pagamenti, le spese e i costi correlati ai dipendenti e alle risorse umane, gestire i cespiti e gli ammortamenti di beni, calcolare provvigioni e molto altro ancora.

Normalmente, un software per la gestione contabile non riesce a gestire tutti i flussi informativi in maniera uniforme: un’ERP integrato, modulare e scalabile rappresenta una soluzione più efficiente, in quanto condivide tutte le informazioni nella stessa struttura informativa.

La fatturazione elettronica

Dal 1° gennaio scorso, la fatturazione elettronica è stata resa obbligatoria: sebbene in commercio siano diverse le soluzioni contabili disponibili in grado di far fronte a questo nuovo adempimento, le criticità connesse a quest’obbligo dipendono dalle dimensioni aziendali dal numero di fatture emesse.

In commercio esistono soluzioni software che permettono di generare il file XML della fattura, da inviare poi manualmente al portale del provider incaricato dell’invio al Sistema di Interscambio.
Nel caso di aziende più grandi o con volumi maggiori di fatture, esistono soluzioni intermedie che consentono ai commercialisti di condividere l’ambiente di lavoro con i propri clienti: questo permette di svolgere un’attività di verifica sulle fatture in conformità con quanto previsto dalla normativa.
I software gestionali ERP di ultima generazione sono in grado di gestire l’intero processo di fatturazione: dalla creazione del file (generato automaticamente a partire dalle fatture registrate), fino alla presa in carico e invio allo SDI.

Il tutto accompagnato dalla possibilità di personalizzare la soluzione, magari attraverso la realizzazione di pratiche interfacce dove gli utenti sono accompagnati nell’inserimento delle informazioni, riducendo così il rischio di errori. Questo si traduce in un considerevole risparmio di tempo ed energia, concretizzando inoltre un taglio importante di tutti quei costi relativi al supporto da parte del commercialista.

Va detto però che l’introduzione di un software gestionale in azienda andrebbe concepito in una strategia di rinnovamento digitale di più ampio respiro: è solo attraverso una efficace integrazione delle nuove tecnologie e e dei modelli organizzativi che è possibile creare valore per tutti gli operatori coinvolti.

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